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第十二屆中國會議產業大會(CMIC2019)
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【青道觀點】為什么說會獎活動選對了地點就成功了一半

2019年07月16日    來源:    圍觀:974次       
  如果一個會獎活動是在北京的太廟里或者長城上舉行,你就會覺得這個活動的組織者、策劃人有想法、有創意。同樣,你接到了一個研討會的邀請函,會議地點是NASA航天中心的會議廳或者柏林的夏洛騰堡皇宮,你一定會感到很新奇,愿意早點趕過去,體驗一下在那里開會的感覺。過去,場地創新方面的事情主要發生在國外,可如今不同了,這種通過改變地點來增加會獎活動吸引力、改進會獎活動體驗的方法,正在被國內越來越多的會獎活動策劃人所應用。
  在中國,會議活動一直以來都被看作是比較嚴肅的事情,似乎只有正式的會議展覽中心、酒店、禮堂等才是它們唯一的歸宿。不過這種情況正在迅速改變。理由倒是簡單,因為參會者的訴求在不斷發生變化——對于很多參會者尤其是年輕人來說,平淡無味的會議活動越來越難以忍受。
雖然讓會議活動變得豐富多彩的方式有很多,但目前看來,哪一條都沒有改變地點來的那么直接有效。
  當然,改變會議地點的事情還需要一個過程。在中國,率先在地點選擇方面實現突破的是企業會獎活動。專業公關活動公司的采購人往往是新場所的第一批探索者和嘗試者,所以我們才會看到鳥巢發布會、水立方年會、長城演唱會、太廟交流會、山頂交流酒會等;其次是一些高端論壇、國際會議、國際交流活動等。設法擴大會議活動場地的邊界,一直是發達國家會獎業在做的工作,所以國際會議來到中國后就延續了這一傳統。在中國參加國際會議,你也會感受到他們在地點應用方面的“創意”。中國的博鰲亞洲論壇從創辦的時候起,就把西方的一些做法拿了過來,因而身上一直沾著“洋氣”;最后嘗試特色場地的是社團會議。由于各種原因,中國社團會議往往比較傳統,創新之類的事情在他們身上很少發生,包括場地創新。不過好消息是,一些社團,尤其是那些與新技術、新理念有關的社團組織,已經開始了這方面的嘗試。
  有人會說,這類特色場地好像跟我們大部分人關系不大,一來是因為不容易找到適合我們的特色場地;二來是因為我們的預算沒有那么多;第三是因為我們的會議活動不一定適合在那些地方搞。你看,困難的確很多。不過在我看來,這里面的問題更多的還是與理念有關。
  多少年來,我們已經習慣于在會議中心、酒店、禮堂等正式場所舉辦會議。這些地方有著比較成熟的會議接待服務體系,組織起來比較方便,也不容易出差錯。當然,這樣的選擇是沒有問題的,因為即便是在特色場地應用十分廣泛的發達國家,百分之八十五以上的會議都是在常規場所舉行的。
  盡管如此,特色場地就跟我們沒有關系了嗎?肯定不是。促使我們在會議活動場地方面進行變革的主要原因就是新時期參會者的需要——他們需要更有創意的會議活動,他們需要更好的會議活動體驗。如果把參會者看成是客戶的話,那么客戶需求將成為推動會議變革的主要動力。可以想見,過不了多少年,中國會獎活動在特色場地舉辦的百分比將會大幅提高,從目前的大約1-2%提升到10%以上。
  關于場地變革,有幾個問題值得探討:
  第一,逐步嘗試是一個好方法。如果大會不好更換地方,那么小會呢?如果正式會議不合適,那么會議中的某一個活動,比如酒會、小組討論、發布會呢?經驗表明,一旦在特色場地應用方面嘗到了甜頭,再往下走就方便多了。
  第二,經費是一個問題,但并不是核心問題。有些特色場地比較貴,可能超過酒店,但大部分情況則不一定。據《會議》雜志調查,中國很多有特色的會獎活動場所比高端酒店更便宜。
  第三,很多時候,會議變革只是一個選擇問題。如果你腦子里存在希望變化的想法,那么有新意的特色場所就很容易進入到你的選項當中。其實很多時候,做出一些改變不一定很難——即便同是會議中心、酒店,位于小鎮、景區、度假區里面的,給人的感覺就會不一般。
  不過話又說回來,在中國會議活動場地變革的過程中,從場地角度看,還有很多困難需要解決:
  一,很多特色場地的會獎活動服務不夠專業、系統。與會議中心、酒店相比,很多特色場地,包括博物館、藝術館、景區等,缺乏專業系統的服務流程和專業服務人員。
  二,習慣于服務C端客人的文化旅游場所,包括博物館、景區等,往往缺乏應對B端會獎活動群體的有效方法,致使組織者、參會者在其中的體驗效果不好。不少會議策劃人認為,在有些旅游景區舉辦會議,除了專業服務水準不高之外,進出景區也太麻煩,加上距離城區一般比較遠,所以就不怎么愿意選擇。由于中國旅游業正處于升級換代的進程當中,處理好不同客源之間的關系,一方面需要時間,另一方面需要智慧。
  任何事情的前期發展都是比較難的,可我們明白,對于會議活動策劃人來說,更多地選擇特色場地來表達自己的會議活動是一個無法回避的發展方向,而擺在我們面前的選擇只有一個,那就是克服困難,往前走。
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